Datenschutzerklärung

2. Grundlagen der Verarbeitung

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Welche Grundlage jeweils gilt, ist in den folgenden Abschnitten angegeben.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.

Verschlüsselung

Diese Website und die Werka-Plattform nutzen eine TLS-Verschlüsselung. Auch die Verbindungen zwischen den eingesetzten Systemen (Plattform, E-Mail-Postfächer, KI-Dienst, PDF-Dienst) sind transportverschlüsselt.

3. Besuch dieser Website

Hosting

Diese Website und die Werka-Anwendung werden auf der Plattform von Base44, Inc. betrieben. Die Verarbeitung findet auf Servern in den Vereinigten Staaten statt. Einzelheiten, insbesondere zur Übermittlung in Drittländer, finden Sie in Abschnitt 8.

Die Domain mywerka.com ist bei der IONOS SE registriert. IONOS ist darüber hinaus unser E-Mail-Anbieter (siehe Abschnitt 8), betreibt diese Website jedoch nicht.

Server-Log-Dateien

Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Daten erhoben und in Log-Dateien gespeichert: Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname, Uhrzeit der Anfrage und IP-Adresse. Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies und Tracking

Diese Website setzt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies ein. Es sind keine Dienste zur Reichweitenmessung, keine Social-Media-Plugins und keine Werbenetzwerke eingebunden. Verwendet werden ausschließlich technisch notwendige Speichervorgänge, die für den Betrieb der Anwendung erforderlich sind, insbesondere zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldesitzung nach dem Login und zur Speicherung von Bedienelementen der Oberfläche. Diese sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei; eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Support-Formular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Wir löschen diese Daten, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Registrierung als Handwerksbetrieb

Zur Nutzung der Plattform erheben wir: Name der Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Passwort, Betriebsname, Branche, Anschrift und Telefonnummer. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Ohne diese Angaben können wir den Vertrag nicht erfüllen; die Bereitstellung ist insoweit erforderlich.

Bei der Registrierung dokumentieren wir zusätzlich Zeitpunkt und Fassung Ihrer Zustimmung zu AGB, Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der Nachweispflicht aus Art. 5 Abs. 2 und Art. 28 Abs. 9 DSGVO.

E-Mail-Eingang

Damit Werka Kundenanfragen verarbeiten kann, richten Sie in Ihrem bestehenden Postfach eine Weiterleitung an Ihre persönliche Werka-Eingangsadresse ein. Ein Passwort Ihres Postfachs benötigen wir dafür nicht.

E-Mail-Versand

Standardmäßig versendet Werka Dokumente und Nachrichten an Ihre Kunden über das Werka-Postfach (Absender: Ihr Betriebsname mit info@mywerka.com; Antworten gehen an Sie). Optional können Sie den Versand über Ihr eigenes Postfach einrichten. Dafür hinterlegen Sie Server, Benutzername und Passwort Ihres Postausgangsservers (SMTP). Das Passwort wird verschlüsselt in unserer Datenbank bei Supabase in Frankfurt am Main gespeichert, ausschließlich für den Versand der von Ihnen ausgelösten oder freigegebenen Nachrichten verwendet und nicht angezeigt. Sie können die Zugangsdaten jederzeit in den Einstellungen löschen. Auf Wunsch erhalten Sie von jeder versendeten Kundenmail eine Blindkopie an Ihre eigene Adresse. Für den Versand werden Nachricht und Anhänge kurzzeitig zwischengespeichert und unmittelbar nach dem Versand gelöscht.

6. Verarbeitung von Daten Ihrer Endkunden

Wenn eine Person eine Anfrage an das mit Werka verbundene Postfach eines Handwerksbetriebs sendet oder dessen Chatbot nutzt, verarbeiten wir diese Anfrage automatisiert.

Rollenverteilung: Für diese Daten ist der jeweilige Handwerksbetrieb datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Wir werden für ihn als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig. Mit jedem Betrieb wird bei der Registrierung ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Verarbeitete Daten

• Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer und Anschrift
• Inhalt der Anfrage sowie gegebenenfalls mitgeschickte Fotos zur Einschätzung des Auftrags
• Daraus erstellte Kostenvoranschläge, Angebote und Rechnungen

Zweck ist die Klassifizierung der Anfrage, gegebenenfalls eine automatisierte Rückfrage sowie die Berechnung eines Kostenvoranschlags. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung des Vertrags zwischen Anfragendem und Handwerksbetrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) beziehungsweise das berechtigte Interesse des Betriebs an einer effizienten Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Kostenvoranschläge sind unverbindlich im Sinne des § 632 BGB. Verbindliche Angebote werden erst nach ausdrücklicher Freigabe durch den Handwerksbetrieb versendet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

7. Einsatz künstlicher Intelligenz

Zur Analyse von Anfragen und zur Erstellung von Dokumenten setzen wir Sprachmodelle der Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich ein. Übermittelt werden der Inhalt der Anfrage, gegebenenfalls mitgeschickte Fotos, die vom Betrieb hinterlegte Leistungs- und Preisliste sowie Sprachaufnahmen, die der Handwerksbetrieb selbst aufnimmt. Die Verarbeitung durch Mistral AI erfolgt innerhalb der Europäischen Union.

Die Anfragedaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Sprachnotizen

Handwerksbetriebe können Notizen zu einem Auftrag als Sprachnachricht aufnehmen. Die Aufnahme wird unmittelbar an Mistral AI in der Europäischen Union übermittelt, dort in Text umgewandelt und anschließend verworfen. Sie wird weder von uns noch von dem Handwerksbetrieb gespeichert. Gespeichert wird ausschließlich der Text. Und zwar erst, nachdem der Betrieb ihn geprüft und bestätigt hat. Enthält eine solche Notiz Angaben zu Ihnen, gelten dafür dieselben Rechte und Fristen wie für die übrigen Auftragsdaten.

Sprachaufnahmen werden nicht über die in Abschnitt 8 genannte Plattform in den Vereinigten Staaten geleitet, sondern gehen direkt an unsere Verarbeitung in Deutschland und von dort nach Frankreich.

Transparenz nach der KI-Verordnung

Nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 weisen wir darauf hin: Der Chatbot informiert zu Beginn jedes Gesprächs darüber, dass es sich um ein KI-System handelt und keine natürliche Person antwortet. Automatisch erstellte Kostenvoranschläge und die zugehörigen E-Mails tragen einen Hinweis auf ihre KI-gestützte Erstellung. Sie können jederzeit eine Bearbeitung durch einen Menschen verlangen, indem Sie sich unmittelbar an den jeweiligen Handwerksbetrieb wenden.

8. Auftragsverarbeiter und Übermittlung in Drittländer

Wir setzen die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein:

Übermittlung in die USA

Da unsere Anwendung auf der Plattform von Base44, Inc. betrieben wird, werden die in der Plattform gespeicherten Daten in den Vereinigten Staaten verarbeitet. Das betrifft insbesondere Betriebs-, Kunden-, Angebots- und Rechnungsdaten sowie hochgeladene Dateien und Fotos.

Die Vereinigten Staaten gelten nicht generell als Land mit einem angemessenen Datenschutzniveau. Die Übermittlung erfolgt daher auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914), die Bestandteil des mit Base44 geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags sind, gegebenenfalls ergänzt um den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework. Trotz dieser Garantien besteht das Risiko, dass US-Behörden auf Grundlage dortiger Gesetze Zugriff auf die Daten nehmen und dass Ihnen keine mit der EU vergleichbaren Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.

Base44 setzt seinerseits Unterauftragsverarbeiter ein, unter anderem MongoDB, Render, Supabase, SendGrid, Google Cloud, DataDog, OpenAI und Anthropic (jeweils USA), Wix.com Ltd. (Israel), Langfuse (Deutschland) und Logfire (Vereinigtes Königreich). Die jeweils aktuelle Liste veröffentlicht Base44 unter base44.com/dpa/exhibitc. Für Israel besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Wir arbeiten daran, die Verarbeitung personenbezogener Daten mittelfristig auf eine Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union zu verlagern.

9. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde. Unabhängig davon kann jeder Handwerksbetrieb einzelne Datensätze jederzeit selbst löschen.

10. Rechte von Endkunden der Handwerksbetriebe

Haben Sie als Kunde eines auf Werka registrierten Handwerksbetriebs eine Anfrage gestellt und möchten Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten verlangen, wenden Sie sich bitte zunächst an den jeweiligen Betrieb. Dieser ist für Ihre Daten verantwortlich.

Sie können sich auch direkt an uns wenden. Wir leiten Ihr Anliegen dann unverzüglich an den zuständigen Betrieb weiter und unterstützen ihn bei der Umsetzung.

11. Ansprache von Interessenten

Zur Gewinnung neuer Kunden führen wir eine interne Übersicht über Handwerksbetriebe, die wir ansprechen. Verarbeitet werden Firmenname, Ansprechperson, geschäftliche Kontaktdaten und Notizen zum Stand der Ansprache. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Gewinnung von Geschäftskunden).

Stammen Ihre Kontaktdaten nicht von Ihnen selbst, sondern aus öffentlich zugänglichen Quellen, informieren wir Sie hierüber nach Art. 14 DSGVO bei der ersten Ansprache. Sie können der Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen; wir löschen Ihre Daten dann umgehend.

12. Werbewidersprüche

Der Nutzung der im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung wird widersprochen.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar; das Datum der Fassung steht oben.